Можно ли перейти от одного органа по сертификации к другому: правила и нюансы

Сертификация системы менеджмента (СМК, СЭМ, СМБТ и др.) — важный инструмент подтверждения соответствия требованиям стандартов (ISO 9001, ISO 14001 и пр.). Но со временем у организации могут возникнуть причины сменить орган по сертификации (ОС). Разберём, возможно ли это, какие правила действуют и на что обратить внимание.

Когда возникает потребность в смене органа по сертификации

Типичные причины:

• Изменение стоимости услуг. Рост цен на ресертификацию или надзорные аудиты.
• Качество обслуживания. Длительные сроки оформления документов, низкая компетентность аудиторов, слабая обратная связь.
• Репутационные риски. Утрата аккредитации ОС или негативные отзывы о нём.
• Географические ограничения. Необходимость работы с ОС, имеющим представительства в регионах присутствия компании.
• Расширение области сертификации. Новый ОС предлагает более широкий спектр сертифицируемых стандартов.
• Слияние/реорганизация. Объединение с компанией, работающей с другим ОС.

Правовые основания для перехода

Согласно принципам добровольной сертификации:

• Организация вправе в любой момент прекратить взаимодействие с действующим ОС.
• Переход к новому ОС не требует согласования с прежним органом.
• Ключевой документ — договор на оказание услуг по сертификации. Условия расторжения прописаны в нём.

Важно: сертификат, выданный прежним ОС, теряет силу с момента расторжения договора. Новый сертификат будет оформлен уже от имени другого органа.

Пошаговый алгоритм перехода

Анализ условий действующего договора
Проверьте:

• сроки уведомления о расторжении;
• штрафы или иные санкции за досрочное прекращение сотрудничества;
• порядок передачи документации.

Выбор нового органа по сертификации
Убедитесь, что ОС:

• аккредитован в нужной области (например, в национальной системе Росаккредитации или международных сетях);
• имеет действующую аттестат аккредитации;
• обладает опытом работы с вашей отраслью.

1. Уведомление прежнего ОС
2. Направьте официальное письмо о расторжении договора с указанием даты прекращения действия сертификата. Сохраните подтверждение отправки.
3. Подача заявки в новый ОС
4. Предоставьте:

• заявку на сертификацию;
• действующие документы СМК (руководство, процедуры, записи);
• копию прежнего сертификата (если требуется);
• информацию о проведённых внутренних аудитах и анализах со стороны руководства.

Проведение аудита новым ОС
Порядок:

• документарный аудит — проверка актуальности документации;
• очный аудит — оценка внедрения требований стандарта на местах;
• подготовка отчёта и принятие решения о выдаче сертификата.

Получение нового сертификата
После успешного аудита вам выдадут сертификат от имени нового ОС с указанием:

• области сертификации;
• стандарта (например, ISO 9001:2015);
• срока действия (обычно 3 года);
• регистрационного номера.

Ключевые нюансы и риски

• Перерыв в действии сертификата. С момента расторжения договора с прежним ОС до выдачи нового сертификата система считается несертифицированной. Это может повлиять на участие в тендерах или контракты с партнёрами.
• Повторный аудит. Новый ОС не обязан признавать результаты проверок прежнего органа. Готовьтесь к полному циклу аудита.
• Изменения в документации. Если за время работы с прежним ОС ваши процессы или документы существенно изменились, потребуется их актуализация.
• Стоимость. Переход часто связан с дополнительными расходами: оплата аудита, доработки СМК, возможные штрафы по старому договору.
• Сроки. Процесс может занять от 1 до 3 месяцев в зависимости от готовности документации и графика аудиторов.

Как минимизировать потери при переходе

1. Планируйте заранее. Начните поиск нового ОС за 3–4 месяца до окончания срока действия текущего сертификата.
2. Проведите внутренний аудит. Убедитесь, что СМК соответствует требованиям стандарта, чтобы избежать несоответствий при проверке.
3. Запросите у нового ОС «дорожную карту». Чёткий план действий поможет синхронизировать процессы.
4. Информируйте заинтересованные стороны. Сообщите партнёрам и клиентам о переходе, чтобы избежать недопонимания.
5. Сохраните архивы. Документы, подтверждающие работу с прежним ОС, могут понадобиться для разбора претензий или судебных споров.

Частые вопросы

Вопрос: Можно ли сохранить прежний номер сертификата при переходе?

Ответ: Нет. Каждый ОС ведёт собственный реестр сертификатов. Новый документ будет иметь уникальный номер.

Вопрос: Нужно ли заново внедрять СМК?

Ответ: Нет, если система уже функционирует. Новый ОС проверит её соответствие стандарту, но не потребует полного пересмотра процессов.

Вопрос: Что делать, если прежний ОС отказывается передавать документы?

Ответ: Направьте письменную претензию. Если проблема не решается — обратитесь в национальный орган по аккредитации или в суд.

Вывод

Переход к другому органу по сертификации — законная процедура, но она требует тщательной подготовки. Ключевые шаги: анализ договора, выбор надёжного ОС, уведомление прежнего партнёра и прохождение аудита. Чтобы снизить риски, планируйте переход заранее, проверяйте аккредитацию нового органа и поддерживайте СМК в актуальном состоянии.

После вашего обращения в ООО "ЮРС-РУСЬ" наши специалисты сформируют для вас наиболее выгодное коммерческое предложение и свяжутся с вами.

Как только вы будете удовлетворены предлагаемыми условиями, начнётся процесс сертификации.

Официальный веб-сайт: urs-rus.com

Тел.: +7 (812) 324-87-38

E-mail: mail@urs-russia.com