Блог

Что делать, если выявлены несоответствия при аудите: план корректирующих действий

Аудит — важный инструмент контроля качества и соответствия бизнес‑процессов установленным стандартам. Однако нередко в ходе проверки выявляются несоответствия. Разберём, как грамотно отреагировать на них и составить план корректирующих действий.

Шаг 1. Фиксация и анализ несоответствий

Первым делом необходимо документально зафиксировать все выявленные проблемы. Для этого:

  • составьте подробный отчёт с описанием каждого несоответствия;
  • укажите, какие стандарты или нормы нарушены (ГОСТ, ISO, внутренние регламенты и т. д.);
  • определите степень влияния каждого несоответствия на деятельность компании;
  • выясните причины возникновения проблем (ошибки персонала, устаревшие процедуры, технические сбои и пр.).

Пример: если при аудите финансовой отчётности обнаружено расхождение данных в первичных документах и бухгалтерских регистрах, нужно зафиксировать:

  • какие именно документы содержат ошибки;
  • на какую сумму расхождение;
  • когда и кем были допущены ошибки;
  • какие процессы привели к ошибке (например, отсутствие двойной проверки данных).

Шаг 2. Приоритизация проблем

Не все несоответствия одинаково критичны. Расставьте приоритеты по следующим критериям:

  • риск для бизнеса (финансовые потери, репутационный ущерб, штрафы);
  • влияние на безопасность (если касается охраны труда, экологии и т. п.);
  • срочность устранения (некоторые проблемы требуют немедленного решения);
  • ресурсоёмкость исправления (время, деньги, персонал).

Используйте матрицу приоритизации:
Шаг 3. Разработка плана корректирующих действий

Для каждого приоритетного несоответствия составьте план с чёткими параметрами:

  1. Конкретное действие — что именно нужно сделать. Избегайте общих формулировок. Вместо «улучшить контроль» напишите «ввести обязательную двойную проверку первичных документов бухгалтером и старшим бухгалтером».
  2. Ответственный — один человек, который отвечает за выполнение.
  3. Сроки — конкретные даты начала и завершения.
  4. Ресурсы — бюджет, персонал, ПО, оборудование.
  5. Критерии выполнения — как понять, что действие реализовано успешно. Например, «отсутствие расхождений в документах за последний месяц».
  6. Меры профилактики — что сделать, чтобы проблема не повторилась (обучение, обновление инструкций, автоматизация).

Шаблон плана:
Шаг 4. Реализация плана

На этом этапе важно:

  • донести план до всех участников процесса;
  • обеспечить выделенные ресурсы;
  • организовать промежуточный контроль (например, еженедельные совещания);
  • оперативно устранять возникающие препятствия (нехватка бюджета, сопротивление персонала и т. п.).

Шаг 5. Верификация результатов

После завершения действий проведите проверку:

  • сравните фактические результаты с критериями выполнения из плана;
  • запросите обратную связь у ответственных и смежных подразделений;
  • при необходимости внесите корректировки.

Методы верификации:

  • повторный аудит (частичный или полный);
  • анализ данных (отчёты, статистика);
  • опросы сотрудников;
  • тестирование процессов.

Шаг 6. Документирование и отчётность

Финальный этап — оформление итогов:

  • составьте отчёт о выполнении плана корректирующих действий;
  • включите в него:
  • список устранённых несоответствий;
  • доказательства устранения (акты проверок, скриншоты, подписи ответственных);
  • анализ эффективности мер профилактики;
  • предоставьте отчёт руководству и аудиторам (если требуется);
  • обновите внутренние документы (регламенты, инструкции) с учётом внесённых изменений.

Частые ошибки при работе с несоответствиями

Чтобы избежать провалов, обратите внимание на типичные проблемы:

  • формальный подход — составление плана «для галочки» без реального устранения причин;
  • распыление ресурсов — попытка исправить всё сразу вместо приоритизации;
  • нечёткие формулировки — действия вроде «провести работу с персоналом» без конкретики;
  • отсутствие профилактики — устранение симптомов, а не причин;
  • слабый контроль — отсутствие верификации результатов.

Вывод

Выявление несоответствий при аудите — не катастрофа, а возможность улучшить процессы. Ключевое — системный подход: от анализа причин до профилактики. Грамотно составленный план корректирующих действий не только устранит текущие проблемы, но и снизит риск их повторения в будущем.
Глобальный орган по сертификации систем менеджмента

Индивидуальный подход, полное сопровождение и соответствие законодательству

Официальный веб-сайт: urs-rus.com

Тел.: +7 (812) 324-87-38

E-mail: mail@urs-russia.com
2026-06-17 07:56