Что делать, если выявлены несоответствия при аудите: план корректирующих действий
Аудит — важный инструмент контроля качества и соответствия бизнес‑процессов установленным стандартам. Однако нередко в ходе проверки выявляются несоответствия. Разберём, как грамотно отреагировать на них и составить план корректирующих действий.
Шаг 1. Фиксация и анализ несоответствий
Первым делом необходимо документально зафиксировать все выявленные проблемы. Для этого:
составьте подробный отчёт с описанием каждого несоответствия;
укажите, какие стандарты или нормы нарушены (ГОСТ, ISO, внутренние регламенты и т. д.);
определите степень влияния каждого несоответствия на деятельность компании;
выясните причины возникновения проблем (ошибки персонала, устаревшие процедуры, технические сбои и пр.).
Пример: если при аудите финансовой отчётности обнаружено расхождение данных в первичных документах и бухгалтерских регистрах, нужно зафиксировать:
какие именно документы содержат ошибки;
на какую сумму расхождение;
когда и кем были допущены ошибки;
какие процессы привели к ошибке (например, отсутствие двойной проверки данных).
Шаг 2. Приоритизация проблем
Не все несоответствия одинаково критичны. Расставьте приоритеты по следующим критериям:
риск для бизнеса (финансовые потери, репутационный ущерб, штрафы);
влияние на безопасность (если касается охраны труда, экологии и т. п.);
срочность устранения (некоторые проблемы требуют немедленного решения);
Для каждого приоритетного несоответствия составьте план с чёткими параметрами:
Конкретное действие — что именно нужно сделать. Избегайте общих формулировок. Вместо «улучшить контроль» напишите «ввести обязательную двойную проверку первичных документов бухгалтером и старшим бухгалтером».
Ответственный — один человек, который отвечает за выполнение.
Сроки — конкретные даты начала и завершения.
Ресурсы — бюджет, персонал, ПО, оборудование.
Критерии выполнения — как понять, что действие реализовано успешно. Например, «отсутствие расхождений в документах за последний месяц».
Меры профилактики — что сделать, чтобы проблема не повторилась (обучение, обновление инструкций, автоматизация).
Шаблон плана:
Шаг 4. Реализация плана
На этом этапе важно:
донести план до всех участников процесса;
обеспечить выделенные ресурсы;
организовать промежуточный контроль (например, еженедельные совещания);
оперативно устранять возникающие препятствия (нехватка бюджета, сопротивление персонала и т. п.).
Шаг 5. Верификация результатов
После завершения действий проведите проверку:
сравните фактические результаты с критериями выполнения из плана;
запросите обратную связь у ответственных и смежных подразделений;
при необходимости внесите корректировки.
Методы верификации:
повторный аудит (частичный или полный);
анализ данных (отчёты, статистика);
опросы сотрудников;
тестирование процессов.
Шаг 6. Документирование и отчётность
Финальный этап — оформление итогов:
составьте отчёт о выполнении плана корректирующих действий;
предоставьте отчёт руководству и аудиторам (если требуется);
обновите внутренние документы (регламенты, инструкции) с учётом внесённых изменений.
Частые ошибки при работе с несоответствиями
Чтобы избежать провалов, обратите внимание на типичные проблемы:
формальный подход — составление плана «для галочки» без реального устранения причин;
распыление ресурсов — попытка исправить всё сразу вместо приоритизации;
нечёткие формулировки — действия вроде «провести работу с персоналом» без конкретики;
отсутствие профилактики — устранение симптомов, а не причин;
слабый контроль — отсутствие верификации результатов.
Вывод
Выявление несоответствий при аудите — не катастрофа, а возможность улучшить процессы. Ключевое — системный подход: от анализа причин до профилактики. Грамотно составленный план корректирующих действий не только устранит текущие проблемы, но и снизит риск их повторения в будущем.
Глобальный орган по сертификации систем менеджмента
Индивидуальный подход, полное сопровождение и соответствие законодательству