Пошаговая инструкция: как проходит процесс сертификации системы менеджмента

Сертификация системы менеджмента (например, СМК по ISO 9001, СЭМ по ISO 14001, СУОТ по ISO 45001) подтверждает, что процессы организации соответствуют требованиям выбранного стандарта. Разберём процесс пошагово.

Шаг 1. Подготовка к сертификации

Что делать:

• Изучите стандарт. Ознакомьте руководство и ключевых сотрудников с требованиями (например, ISO 9001:2015).
• Проведите внутренний аудит. Оцените текущее состояние системы управления, выявите пробелы.
• Разработайте документацию. Создайте политику, цели, процедуры, инструкции и формы отчётности.
• Внедрите систему. Обучите сотрудников, запустите процессы в рабочем режиме.
• Выполните предаудит. Пригласите внешнего эксперта или аудитора для предварительной проверки.

Результат: система менеджмента готова к официальной проверке.

Шаг 2. Выбор органа по сертификации

Критерии выбора:

• аккредитация в признанном органе (например, Росаккредитация в РФ);
• опыт работы с вашей отраслью;
• прозрачность процедур и сроков;
• стоимость услуг;
• репутация и отзывы клиентов.

Проверка аккредитации: используйте официальные реестры (сайт Росаккредитации и т. д.).

Шаг 3. Подача заявки

Как действовать:

• заполните форму заявки в выбранном органе по сертификации;
• укажите:
• наименование и реквизиты компании;
• область применения системы менеджмента;
• перечень бизнес‑процессов;
• географию деятельности;
• численность персонала;
• приложите:
• политику и цели в области менеджмента;
• перечень документированных процедур;
• результаты внутреннего аудита.

Шаг 4. Первый этап аудита (документарная проверка)

Цель: оценить готовность организации к сертификации.

Что проверяют:

• полноту и соответствие документации требованиям стандарта;
• понимание руководством целей и принципов системы менеджмента;
• распределение ответственности;
• наличие ресурсов для внедрения системы.

Формат: анализ документов, интервью с руководством.

Результат: отчёт с перечнем несоответствий (если есть) и решением о возможности перехода ко второму этапу.

Шаг 5. Устранение несоответствий

Действия:

• проанализируйте отчёт аудиторов;
• для каждого несоответствия:
• определите причину;
• разработайте план корректирующих действий;
• назначьте ответственных и сроки;
• выполните запланированные мероприятия;
• предоставьте органу по сертификации доказательства устранения проблем (отчёты, фото, записи).

Шаг 6. Второй этап аудита (выездная проверка)

Цель: подтвердить, что система менеджмента работает эффективно.

Что проверяют:

• выполнение процедур на практике;
• компетентность персонала;
• мониторинг и измерение процессов;
• управление рисками и возможностями;
• реагирование на несоответствия и жалобы;
• результаты внутренних аудитов и анализа со стороны руководства.

Формат: наблюдение за процессами, интервью с сотрудниками, анализ записей.

Результат: подробный отчёт с выводами аудиторов.

Шаг 7. Принятие решения о выдаче сертификата

Орган по сертификации анализирует:

• отчёт по второму этапу аудита;
• доказательства устранения несоответствий (если они были);
• общую результативность системы менеджмента.

Возможные решения:

• выдача сертификата соответствия;
• запрос на дополнительные корректирующие действия;
• отказ в сертификации (с указанием причин).

Шаг 8. Выдача сертификата

Что получаете:

• сертификат соответствия (обычно на 3 года);
• разрешение на использование знака сертификации (при наличии);
• правила применения сертификата и логотипа органа.

Важные нюансы:

• область применения сертификата чётко прописана в документе;
• номер сертификата вносится в реестр органа по сертификации.

Шаг 9. Инспекционный контроль

Цель: убедиться, что система менеджмента продолжает соответствовать стандарту.

Особенности:

• проводится ежегодно (не реже 1 раза в год);
• может быть плановым или внеплановым (например, при жалобах клиентов);
• включает выборочную проверку процессов и документации;
• при серьёзных нарушениях сертификат может быть приостановлен или аннулирован.

Шаг 10. Ресертификация

Когда: за 3–6 месяцев до истечения срока действия сертификата.

Процесс:

• подача заявки на ресертификацию;
• аудит системы менеджмента (аналогичен этапам 4–7);
• оценка долгосрочных результатов и улучшений;
• выдача нового сертификата на следующий цикл (обычно 3 года).

Типичные сложности и как их избежать

• Недостаточная подготовка. Проведите тщательный внутренний аудит и предаудит.
• Формальный подход к документации. Создавайте документы, которые реально помогают управлять процессами.
• Низкая вовлечённость персонала. Обучайте сотрудников и объясняйте пользу системы.
• Игнорирование корректирующих действий. Относитесь к замечаниям аудиторов как к возможности улучшить систему.
• Отсутствие мониторинга после сертификации. Продолжайте улучшать процессы, а не «замораживайте» систему.

Заключение

Сертификация системы менеджмента — это не просто получение документа, а инструмент для роста эффективности бизнеса. Следуя описанной инструкции и воспринимая аудит как помощь, вы сможете:

• повысить управляемость процессов;
• снизить риски и ошибки;
• укрепить доверие клиентов и партнёров;
• получить конкурентное преимущество на рынке.

Глобальный орган по сертификации систем менеджмента

Индивидуальный подход, полное сопровождение и соответствие законодательству

Официальный веб-сайт: urs-rus.com

Тел.: +7 (812) 324-87-38

E-mail: mail@urs-russia.com